Как я внедрял корпоративный портал Битрикс24, Вход — уже пол дела!

Битрикс24 — показания к применению

В каждой организации, рано или поздно, возникает потребность в усовершенствовании процессов взаимодействия сотрудников друг с другом и с внешним миром. Будь то торговое предприятие или некоммерческое сообщество, если в процессе задействовано более 5 человек — им необходимо пространство для общения, и это нечто большее, чем просто электронная почта, Skype или ICQ. Общение в организации обычно складывается из передачи сообщений, хранения и передачи файлов, хранения базы контактов сотрудников, партнеров и клиентов, а также, назначения каких-либо мероприятий на определенную дату и время. Особенно важно иметь такую среду для общения, когда все сотрудники организации находятся друг от друга на расстоянии и никогда (или почти никогда) не встречаются. Именно такая ситуация и сложилась в моем случае совсем недавно, когда младшая дочь, закинув за плечи огромный ранец, собралась в первый класс лицея. 

До этого, в лицее все дистанционное общение родителей между собой и с педагогами происходило посредством пересылки всех сообщений на общий ящик электронной почты, к которому у всех был доступ. Представляю, как это не удобно — нет разделения прав доступа, мешанина из сообщений, трудно найти нужный файл или контакт...  И тут я подумал о Битрикс24. 

Палки в колеса Битрикс24

Но не бывает все гладко с внедрением чего бы то ни было нового в любом коллективе. Если людям новшество не принесет ничего, кроме необходимости разбираться в новом «софте», то они и не будут этого делать ни за какие коврижки, даже если это выгодно руководству. К счастью, в моей ситуации все было не так — ведь родители и преподаватели крайне заинтересованы в том, чтобы передавать друг другу информацию. 

Однако, есть и отягощающие факторы. Если в обычной организации большинство сотрудников друг друга хорошо знает и все имеют примерно одинаковый уровень информационно-технической подготовки, то в случае с родителями (а среди нас оказались и активные бабушки и дедушки) — это абсолютно разношерстная в плане образования и профессий группа людей, не знающих друг друга ни в лицо, ни по имени. 

Кроме того, в нашем сообществе нет предводителя — тотальное равноправие, и от этого на начальном этапе взаимодействия получается полнейший бардак и неорганизованность в каждом действии. Но это лишь дополнительный фактор, мотивирующий меня принять меры к скорейшему внедрению портала Битрикс24 в нашем классе. 

«Облачный» Битрикс — 24 часа на связи

Итак, все началось с регистрации портала. Достаточно выбрать имя (name) портала в «облаке» Битрикс, и тогда портал будет доступен 24 часа в сутки по адресу https://name.bitrix24.ru/. 

Далее, на портал нужно пригласить сотрудников. Если мы знаем адреса электронной почты будущих обитателей портала, это очень просто (можно пригласить сотрудника даже из специального приложения Битрикс24 для мобильных устройств): нажимаем ссылку «Пригласить сотрудников» в правом верхнем углу портала. Пользователю приходит на электронную почту приглашение для регистрации на портале, и все что ему остается — придумать короткий пароль (не менее 6 символов) и подтвердить регистрацию. Вот здесь меня и подстерегала первая неожиданность. 

Дело в том, что по ссылке в письме открывается страница Bitrix Network, на которой можно зарегистрироваться в «облаке» Битрикс аж тремя способами: ввести пароль в пару указанному в приглашении е-мейлу, ввести новый адрес электронной почты и пароль к нему, и авторизоваться через любимую социальную сеть. Казалось бы, здорово, что так много вариантов регистрации. Как бы да. 

Но нет! Примерно треть пользователей «заблудилась» по дороге на портал, и мне потребовалось по телефону «на пальцах» выяснять, какие шаги они предпринимали и что им теперь делать дальше. В двух или трех случаях, пришлось отправлять приглашение на другую «электронку», т.к. с первым е-мейлом авторизоваться ни в какую не получалось. К слову, лично у меня никаких проблем ни с одним из моих порталов (а их в «облаке» Битрикс может быть у одного пользователя сколько угодно — они переключаются в правом верхнем углу страницы пользователя) ни разу не возникло. 

Итак, примерно через месяц все родители были зарегистрированы на портале, и примерно половина из них регулярно посещает портал (я вижу их в «онлайне»), чтобы получить домашнее задание и узнать новости. 

Вход выполнен! Продолжение следует...