Планирование рабочего дня и отчетность

Что будет если не планировать?

Правда, не всегда. Иногда, наша цель — это чья-то цель, а не наша. Пока у нас нет конкретных планов на ближайшее будущее — мы никогда не узнаем, к своей ли цели мы идём так стремительно, или нами манипулируют.

Но всё это не главное.
УДОВОЛЬСТВИЕ! Удовлетворение от полученных результатов, от достигнутой цели. Вы никогда не насладитесь моментом в полной мере, если у вас нет цели, если у вас нет планов, и вы не знаете в любую секунду, какой результат вы хотите получить спустя время.

Что такое план?

Каждый считает, что он большой молодец, пока не сравнит свои предварительные планы с полученным результатом. Значит план — это отчёт о результате, который мы собираемся получить минуя плановый период. Ясно, что отчёты, планы и цели имеют одинаковую природу, и состоят из связки задач и событий.

Понятно, что планированием нет смысла начинать заниматься, не имея отлаженной системы контроля за полученным результатом (системы KPI), системы отчётности перед собой или постановщиками задач.

Если мы не хотим, чтобы планы превращались в мечты и фантазии, необходимо зафиксировать текущее состояние контролируемых показателей и делать это регулярно. Планы строятся на основе задач и событий, исходя из сопоставления планов и результатов, полученных в предыдущих отчётных периодах.

Планирование применимо на любом уровне, от школьного дневника (помните, название предмета, домашнее задание, оценка учителя), до промышленного предприятия федерального значения, где в обязательном порядке изучают экономические, производственные, финансовые показатели, чтобы планировать дальнейшие действия.

На предприятии важно, чтобы план каждого сотрудника согласовывался с планами коллег и глобальными планами всего предприятия. Только в результате слаженных действий команды можно достичь запланированных показателей. Именно поэтому каждому сотруднику необходимо планировать и согласовывать свои действия не только на год, месяц, неделю, но и на каждый день.

Как правильно планировать?

Ежедневный план позволяет эффективно использовать время и выполнять максимальное количество поставленных задач. Распределите задачи внутри плана на день в соответствии с матрицей тайм-менеджмента, которая делит все задачи по важности и срочности.

В списке задач сначала сделайте то, что приведёт вас к достижению важной тактической или стратегической цели и то, что нельзя откладывать. Затем приступайте к менее срочным и не столь важным задачам. Если останется время, начните работу над важными, но несрочными делами, и выберете наиболее удобное время на несрочные и неважные (а может их проще совсем отменить).

План на день отличается от простого списка задач тем, что содержит время для начала их выполнения. Прогнозируя продолжительность работы над каждой задачей, мы понимаем, что успеем сделать за день, а какие задачи, встречи и совещания лучше перенести на завтра.

Если у вас нет специального инструмента для автоматизации планирования рабочего дня, то процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

— Составляем список задач, которые нужно выполнить, и мероприятий, в которых нужно участвовать;
— Сортируем задачи и события по важности, срочности и времени исполнения.
— Распределяем дела на день, чтобы успеть достичь максимальное количество целей;

Для наглядности распределения задач по категориям, можно использовать метки стилем и цветом. Не стоит планировать на один день слишком много дел — лучше оставьте временнЫе зазоры между задачами на непредвиденные обстоятельства.

Слишком долго!