ru
Кадровый электронный документооборот — тема, которая вызывает у многих компаний примерно одинаковую реакцию: «вроде бы надо, но страшно что-то менять». И это нормально. Любое изменение устоявшихся процессов пугает. Но давайте честно посмотрим на то, как сегодня выглядит классический кадровый документооборот, и что можно с этим сделать.
Проблема, которую все знают, но не всегда решаются признать
Даже в небольшой компании бумажная волокита отнимает непозволительно много времени. Казалось бы, сотрудников немного, но каждый приём, увольнение, отпуск, командировка — это бумаги. Директор или владелец бизнеса вынужден лично подписывать десятки документов, отвлекаясь от стратегических задач. Кадровые документы теряются в столе, сотрудники забывают сдать заявление вовремя, а на поиск нужной бумаги уходят часы. И чем активнее бизнес, тем быстрее этот хаос растёт.
А теперь представьте, что всего этого можно избежать. Что документы можно создавать, отправлять и подписывать в несколько кликов, не выходя из рабочего пространства. И что для этого не нужно быть IT-гением.
Какие документы можно перевести в электронный вид
В Битрикс24 КЭДО можно подписывать большинство кадровых документов, которые раньше требовали личной подписи и бумажного носителя. Вот лишь часть из них:
Трудовые отношения:
-
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
-
Договоры о материальной ответственности;
-
Ученические договоры.
Распорядительные документы:
-
Приказы о приёме, переводе, увольнении (кроме самого приказа об увольнении — о нём чуть ниже);
-
Приказы о поощрениях и взысканиях.
Заявления и уведомления:
-
Заявления на отпуск, на увольнение, на командировку;
-
Уведомления об изменении условий труда;
-
Согласия на обработку персональных данных.
Внутренние нормативные акты:
-
Правила внутреннего трудового распорядка;
-
Положение об оплате труда;
-
Положение о защите персональных данных;
-
Графики отпусков;
-
Штатное расписание.
Прочие кадровые документы:
-
Служебные записки;
-
Личные карточки сотрудников;
-
Расчётные листки;
-
Объяснительные записки.
Важно: по закону есть несколько документов, которые пока нельзя перевести в электронный вид и оформить только на бумаге. Это приказ об увольнении сотрудника, акт о несчастном случае на производстве, документы по охране труда (листы ознакомления с инструктажами) и бумажная трудовая книжка. Всё остальное — можно.
Что нужно сделать внутри компании, чтобы начать использовать КЭДО
Переход на КЭДО — это не просто «включить галочку» в настройках. Это последовательный процесс, который требует подготовки. Но он не такой сложный, как кажется.
Шаг 1. Решите, с чего начать
Не обязательно переводить в электронный вид все документы сразу. Можно начать с самых частотных и болезненных процессов — например, с заявлений на отпуск или с приказов о приёме. Проанализируйте, какие документы создаются чаще всего, где больше всего задержек, что отнимает больше всего времени у вас лично или у вашего HR-специалиста (если он есть). Составьте список приоритетных документов для перевода.
Шаг 2. Утвердите внутренние документы
Это ключевой юридический этап. Чтобы начать использовать КЭДО, работодатель должен:
-
Утвердить Положение о КЭДО — внутренний нормативный акт, который регламентирует порядок работы с электронными документами в компании.
-
Издать Приказ о введении КЭДО.
-
Заключить с сотрудниками соглашение о переходе на электронный документооборот (или дополнительное соглашение к трудовому договору).
Битрикс24 предоставляет готовые шаблоны всех этих документов, так что вам не придётся разрабатывать их с нуля.
Шаг 3. Подготовьте электронные подписи
Для работы с КЭДО нужны две стороны — компания и сотрудники.
Со стороны сотрудника всё максимально просто: документы подписываются простой электронной подписью (ПЭП). Она формируется на основании логина и пароля для входа в Битрикс24. Дополнительный фактор подтверждения — мобильное приложение Битрикс24. Никаких сложных сертификатов и USB-токенов сотрудникам получать не нужно.
Со стороны компании документы подписывает представитель — генеральный директор или уполномоченное лицо. Для этого нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) на USB-носителе. Если у руководителя уже есть такая подпись (например, для сдачи отчётности), её можно использовать. Если нет — её можно получить бесплатно в налоговой или платно в удостоверяющем центре.
Если подписывать документы будет не генеральный директор, а другое доверенное лицо, потребуется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
Шаг 4. Настройте систему
В Битрикс24 КЭДО доступен на тарифах «Стандартный», «Профессиональный» и «Энтерпрайз» без дополнительной оплаты.
Настройка включает:
-
Создание шаблонов документов с автоматической подстановкой данных сотрудников;
-
Настройку прав доступа для HR-специалистов и руководителей;
-
Выбор провайдера электронной подписи (можно использовать встроенный сервис Битрикс24, Госключ или других провайдеров);
Сервис позволяет создать тестовый документ и пройти весь процесс подписания до начала реальной работы — чтобы убедиться, что всё настроено корректно.
Шаг 5. Обучите сотрудников
Самый важный и часто недооцениваемый этап. Сотрудники должны понимать, что от них требуется и зачем это нужно. Объясните преимущества: больше не нужно бегать с бумажками, можно подписать документ со смартфона из любой точки, все документы хранятся в одном месте и всегда доступны.
Шаг 6. Запускайте
После того как все настройки выполнены, сотрудники получили доступ, а внутренние документы утверждены — можно запускать процесс в работу.
Как выглядит на практике массовое подписание нового положения
Допустим, в компании утвердили новое Положение об оплате труда или обновили Правила внутреннего трудового распорядка. Раньше это означало: распечатать документ, собрать всех сотрудников в одном месте (если они есть) или разослать бумаги, собрать подписи, вложить листы в личные дела. Кто-то в командировке — ждать. Кто-то в отпуске — ждать. Кто-то потерял лист — переделывать.
С КЭДО в Битрикс24 процесс выглядит иначе:
-
Создаётся документ — новый локальный нормативный акт загружается в систему.
-
Выбираются сотрудники — можно отправить документ всем сотрудникам компании или только конкретному подразделению.
-
Одним нажатием отправляется на подпись — все выбранные сотрудники одновременно получают уведомление.
-
Каждый сотрудник подписывает документ в веб-версии Битрикс24 или через мобильное приложение. Если у сотрудника нет доступа к компьютеру — можно подписать со смартфона.
-
Система автоматически отслеживает статус — вы видите, кто уже подписал, кто ещё нет. Можно создать чат для обсуждения и напоминать тем, кто задерживается.
Всё. Никакой беготни, никаких потерянных листов, никаких задержек из-за командировок и отпусков. Документ подписан всеми сотрудниками в удобное для них время, из любой точки, и хранится в едином электронном архиве.
Последующее хранение документов
Подписанные документы автоматически архивируются в Битрикс24. Но мы рекомендуем скачивать их на компьютер для долгосрочного хранения.
Что может помешать внедрению КЭДО?
Было бы нечестно сказать, что всё точно заработает идеально с первого раза. Внедрение КЭДО — это проект, и у него есть свои риски.
Сопротивление сотрудников — реальность. Люди привыкли к бумажкам и не всегда доверяют электронным подписям. Это решается через обучение и открытое общение: покажите, как это работает, объясните преимущества, дайте попробовать на тестовом документе.
Интеграция с 1С может потребовать дополнительной настройки, особенно если у вас сложная учётная инфраструктура. Но это вопрос грамотной настройки, а не ограничения самой системы.
Не все документы можно перевести в электронный вид — об этом мы уже говорили выше. Важно заранее определить, какие процессы останутся на бумаге, чтобы не было сюрпризов.
КЭДО в Битрикс24 — это инструмент, который позволяет убрать из работы директора, владельца или HR-отдела то, что делать в 21-м веке не имеет смысла: беготню с бумажками, поиск потерянных документов, ожидание подписей от сотрудников.
Переход требует подготовки — юридической, технической и организационной. Но путь этот понятный и пошаговый. И результат того стоит: документы перестают быть головной болью и становятся просто документами.
Хотите разобраться, как КЭДО может работать именно в вашей компании? Напишите нам — покажем, как это выглядит вживую, и поможем настроить первый процесс.
